Imi puteti da un referat despre Microsoft Access?
As vrea sa invat totul despre program adica cum se foloseste si toate functiile lui.
Dau funda...

Microsoft Access 2003 este aplicaţia de management al bazelor de date pusă la dispoziţie de suita Microsoft Office. Spre deosebire de Excel, Access va permite să stocăm şi să administrăm volume mari de date, organizate în unităţi numite înregistrări. O bază de date Access constă din următoarele obiecte:

• Tabele – conţin toate înregistrările
• Interogări – localizează înregistrări specifice
• Formulare – afişează înregistrările din tabele, una cîte una
• Rapoarte – tipăresc loturi de înregistrări
• Pagini de acces la date – pun la dispoziţie date prin intermediul paginilor Web
• Macrocomenzi – acţiuni automate uzuale
• Module – stochează declaraţii si proceduri Visual Basic, care ne permit să scriem programe pentru bazele de date, astfel încât acestea să poată interacţiona cu alt software.

Utilitarele de asistenţă din aplicaţia Access asigură un proces simplu, pas cu pas, de configurare a tabelelor, formularelor, paginilor de acces la date, rapoartelor şi interogărilor.

Prezenta lucrare conţine 5 paragrafe.

§ 1 conţine noţiuni de baze de date,tipuri BD. O bază de date (BD) reprezintă o colecţie de date integrată, anume structurată şi dotată cu o descriere a structurii şi a relaţiilor dintre date.
§ 2 conţine caracteristica generală a SGBD Access.
§ 3 conţine tabelele Access ,care în baza lor se definesc celelalte clase de obiecte.
§ 4 conţine funcţii Access.

Ultimul § conţine interogări Access care include şi subpunctele interogări de selecţie,de sortare, de actualizare a datelor,de excludere a înregistrărilor, de grupare şi totalizare şi interogări încrucişate.

...

§.3 Tabele Access.

Crearea unui tabel

După ce am deschis o bază de date , eveniment confirmat prin apariţia ferestrei cu cele 7 clase de obiecte (fig.4) , putem crea diferite obiecte în oricare din clasele nominalizate. Dar deoarece fiecare din clasele Queries, Forms, Reports, Pages, Macros şi Modules se definesc în baza tabelelor, acestea (tabelele) trebuie create în primul rînd. Cu alte cuvinte, dacă o BD nu conţine cel puţin un tabel, crearea altor clase de obiecte devine lipsită de sens.

Pentru a crea un tabel nou ,de exemplu, Comenzi, selectăm clasa de obiecte Tables, apoi acţionăm butonul . Caseta de dialog New Table care apare (fig.5) ne oferă 5 moduri de definire a structurii tabelului.

Figura.5 Moduri de definire a structurii unui tabel

Dacă selectăm opţiunea Design View şi acţionăm butonul OK, obţinem o fereastră
(fig.6) în care definim cîmpurile tabelului şi caracteristicile lor.

Caracteristicile cîmpurilor

Pentru fiecare cîmp al tabelului se specifică 3 caracteristici, şi anume:

• Field Name (denumirea cîmpului, obligatoriu);
• Data Type (tipul cîmpului, obligatoriu);
• Description (descrierea cîmpului, opţional).

Pentru comoditate, denumirile cîmpurilor se introduc pe verticală, urmînd ca în regimul de introducere a datelor Datasheet View denumirile cîmpurilor să-şi ocupe poziţiile obişnuite (pe orizontală). Regimul Design View nu permite introducerea înregistrărilor în tabel, ci doar descrierea cîmpurilor care alcătuiesc tabelul.

Denumirea cîmpului poate conţine diferite caractere, inclusiv spaţii, cu excepţia unor semne speciale ( ".", "!" ş.a.). În caz de necesitate, denumirea poate conţine semnul "_" (subliniere). Lungimea denumirii cîmpului (împreună cu spaţiile) nu poate depăşi 64 de caractere.

Exemple: autorul;Id_ ţării; locul_ de_ muncă; LoculDeMuncă; Locul de Muncă.

Tipul cîmpului poate fi unul din următoarele:

• Text - pentru texte sau numere care nu vor fi folosite în calcule;
• Memo - pentru texte lungi (biografia autorului, rezumatul cărţii etc.).
• Number - pentru numere care vor fi folosite în calcule;
• Date/Time - pentru date calendaristice;
• Currency - pentru valori băneşti;
• AutoNumber - pentru numere întregi care îşi măresc în mod automat valorile (numărul de ordine, de exemplu);
• Yes/No - pentru valori logice care pot lua numai două valori: Yes (adevăr), No (fals);
• OLE Object - pentru imagini (fotografia autorului), sunete (imnul ţării).
• Hyperlink - pentru adrese Hyperlink. Valorile acestui cîmp pot fi adrese Internet (de exemplu, www.google.com) sau locaţii (calea spre un fişier
sau dosar din calculator)
• Lookup Wizard - reprezintă, de fapt, nu un tip de date, ci o proprietate a cîmpului prin care valorile lui pot fi selectate din alt tabel. Acest mod de abordare simplifică procedura introducerii valorilor cîmpului şi, în plus reduce riscul comiterii unor erori.

Pentru a schimba tipul cîmpului (implicit tipul este Text), trecem în coloana Data Type (fig.6) şi din lista derulantă alegem tipul dorit. Apoi trecem (dacă e cazul) în coloana Description, pentru a introduce note explicative, sau în rîndul următor, pentru descrierea altui cîmp.

Stabilirea cheilor primare

Dacă valorile unui cîmp sunt unice (nu se repetă), putem semnala acest lucru, pentru a evita introducerea accidentală a două valori identice. Această procedură poartă denumirea de stabilire a cheii primare, în cazul tabelului CITITORI, cheia primară poate fi stabilită pe cîmpul IdCarte, pentru a exclude eventualitatea repetării identificatorului cărţii (în bibliotecă nu pot exista două cărţi cu acelaşi identificator).

Cheia primară poate fi stabilită şi pe cîteva cîmpuri. Pentru a stabili cheia primară, selectăm cîmpul respectiv, apoi executăm un clic pe butonul din bara cu instrumente. Ca rezultat, în partea din stînga a cîmpului respectiv apare semnul cheii (vezi fig. 6).

După încheierea procedurii de descriere a cîmpurilor şi de stabilire a cheii primare, salvăm tabelul (descrierea lui), selectînd comanda Save din meniul File şi indicînd numele tabelului. Dacă nu am stabilit o cheie primară (acest lucru nu este obligatoriu), sistemul ne va avertiza, sugerîndu-ne stabilirea cheii pe un cîmp de tip AutoNumber. Pentru a confirma, acţionăm butonul Yes. În acest caz sistemul stabileşte automat cheia primară pe un cîmp AutoNumber (dacă el există) sau creează suplimentar un asemenea cîmp (dacă el nu există), stabilind pe el cheia primară. Pentru a renunţa la stabilirea cheii primare, acţionăm butonul No.

Proprietăţile cîmpurilor

În afară de tipul cîmpului, putem stabili şi unele proprietăţi ale sale, cum ar fi mărimea (lungimea), numărul cifrelor zecimale, formatul datei calendaristice etc. Fiecare tip de date are proprietăţi prestabilite, dar ele pot fi modificate, executînd un clic pe cîmpul respectiv (fig. 6, partea de sus) şi modificînd valorile prestabilite care apar în partea de jos.

Cîmpurile de tip Text pot avea lungimi cuprinse între l şi 255 de caractere. Implicit, mărimea cîmpului este de 50, dar ea poate fi modificată în limitele amintite, în funcţie de lungimea maximă preconizată a valorilor cîmpului respectiv. Astfel, pentru IdCarte (identificatorul cărţii), modificăm mărimea cîmpului din 50 (valoarea prestabilită) în 8 (valoarea necesară). La fel procedăm şi cu caracteristicile altor cîmpuri.

Menţionăm şi cu această ocazie, că pentru cîmpurile ce conţin numai valori numerice (identificatori numerici), care nu vor fi folosite în calcule, vom prefera tipul Text în locul tipului Number. Acest mod de abordare va facilita ulterior căutarea informaţiei în baza de date.

Cîmpurile de tip Number au lungimi diferite în funcţie de opţiunea specificată pentru proprietatea Field Size.
Opţiunea implicită pentru cîmpurile de tip Number este, de regulă, Single, dar ea poate fi modificată, utilizînd comanda Options din meniul Tools. Pentru cîmpurile de tip Number poate fi stabilită şi proprietatea Format, în care specificăm modul de afişare a valorilor (numărul cifrelor zecimale etc.).

Cîmpurile de tip Date/Time au lungimi variabile în funcţie de formatul datei/orei specificat pentru proprietatea Format a cîmpului. De altfel, formatul de reprezentare a datelor calendaristice, la fel ca şi delimitatorii dintre dată, lună şi an, pot să difere de cele utilizate în această lucrare. Reprezentarea datelor ţine de modul în care a fost personalizat sistemul Windows.

Pentru a schimba formatul de reprezentare a datelor calendaristice (dar şi a orei, a numerelor şi a valutei), este necesar de a efectua setările respective, utilizînd aplicaţia Regional Options din meniul Control Panel al meniului de bază Start.

Remarcă: Dacă anul este indicat cu 2 cifre, Access îl interpretează astfel:
pentru valorile din intervalul 00-29 se subînţelege anii 2000-2029; pentru valorile din intervalul 30-99 se subînţelege anii 1930-1999.

Cîmpurile de tip logic (Yes/No) ocupă în memoria calculatorului un octet şi pot fi reprezentate în 4 moduri, în funcţie de opţiunea specificată pentru proprietatea Format a acestui cîmp, şi anume: Yes/No, True/False, On/Off, -1/0. În ultimul caz valoarea - l corespunde stării True (adevăr), iar valoarea 0 - stării False (fals).

Specificarea valorilor prestabilite

Dacă o bună parte din valorile unui cîmp se repetă frecvent (de exemplu, în cazul cînd majoritatea cititorilor au studii superioare), putem specifica o valoare prestabilită (implicită) a cîmpului respectiv. Valoarea prestabilită (în cazul nostru "super") se specifică pentru proprietatea Default Value a cîmpului. In procesul introducerii datelor sistemul atribuie cîmpului valoarea prestabilită în mod automat, utilizatorul urmînd să modifice doar valorile care diferă de cea prestabilită.

Stabilirea unor condiţii de validare

Pentru a diminua riscul introducerii unor valori greşite, putem stabili condiţii (reguli) de validare pentru valorile cîmpurilor respective. Regulile de validare se stabilesc pentru proprietatea Validation Rule a cîmpului. Totodată, pentru proprietatea Validation Text se specifică mesajul care trebuie să fie afişat în cazul nerespectării regulii. Astfel, dacă se ştie că preţul cărţilor nu depăşeşte valoarea 200, specificăm pentru proprietatea Validation Rule a cîmpului Preţ condiţia